Bono de viaje: qué debe llevar, plantilla y cómo hacerlo sin teclear

Un bono de viaje de agencia es el documento que el pasajero presenta en el hotel, al conductor del traslado o al guía para demostrar que el servicio está reservado y pagado. Debe llevar, como mínimo, el localizador, los datos de la agencia, el nombre de todos los pasajeros, las fechas y horas del servicio y lo que incluye. Hacerlo bien es sencillo; hacerlo servicio por servicio es lo que se come la tarde.

Qué debe llevar un bono de viaje de agencia, servicio por servicio

Hay una parte común a todos los bonos y otra que cambia según el tipo de servicio.

Lo común a cualquier bono:

• Logo, nombre y datos de contacto de la agencia (con un teléfono de urgencias).
• Localizador del proveedor y referencia interna del expediente.
• Nombre del titular y de todos los pasajeros, tal como figuran en el documento de identidad.
• Proveedor o operador que presta el servicio.
• Condiciones importantes: qué está pagado y qué no, política de cambios.

Lo específico de cada tipo:

• Vuelo: número de vuelo, compañía, salida y llegada con fecha, hora y terminal. Si es ida y vuelta, mejor dos bonos.
• Hotel: categoría, dirección y teléfono del alojamiento, fecha de entrada y de salida, número de noches, tipo de habitación, régimen (solo alojamiento, desayuno, media pensión) y huéspedes.
• Traslado: punto de recogida y destino, fecha y hora, vuelo de referencia (para que el conductor sepa si llega con retraso) y tipo de vehículo.
• Excursión: fecha, hora y punto de encuentro, duración, qué incluye (entradas, comida, guía en español) y teléfono del guía o del operador.

La normativa de viajes combinados (Libro IV del texto refundido de la Ley de Consumidores) obliga al organizador a entregar al pasajero, con antelación suficiente al inicio del viaje, los recibos, bonos y billetes necesarios. El formato es libre; que estén completos y a tiempo, no.

Un ejemplo real: cuántos bonos tiene un viaje

Pareja Navarro, Portugal, del 14 al 20 de marzo de 2027. Dos pasajeros. PVP: 2.380 €.

• Vuelo Madrid–Oporto el 14 y Lisboa–Madrid el 20.
• Tres noches en Oporto, en alojamiento y desayuno.
• Tren Oporto–Lisboa el 17.
• Tres noches en Lisboa.
• Traslado aeropuerto–hotel en Oporto.
• Excursión de un día al valle del Duero el 16.

Salen ocho bonos: dos de vuelo, dos de hotel, tren, traslado, excursión y el del seguro. A mano, copiando localizador, nombres, fechas y horas, son entre 5 y 8 minutos por bono: cerca de una hora por un viaje de siete días, y cada dato copiado es un posible error.

Los errores típicos en los bonos

Casi todas las incidencias en destino por un bono vienen de estos fallos:

1. Falta un pasajero. Se escribe solo el titular y el hotel no registra al acompañante, o el guía no tiene su nombre en la lista.
2. La fecha de salida del hotel mal puesta. Se copia la de entrada más las noches y se equivoca un día. El pasajero llega al mostrador con un bono que no coincide.
3. El traslado sin vuelo de referencia. El avión llega con dos horas de retraso y el conductor se ha ido.
4. Bono con datos antiguos. El operador cambió la hora de recogida, se actualizó el expediente pero no el PDF que ya tenía el pasajero.
5. Punto de encuentro vago. «Centro de Lisboa» no es un punto de encuentro. «Praça do Comércio, junto al arco, 8:45» sí.

Todos tienen la misma causa: el bono es una copia de datos que ya estaban en el expediente, y cada copia a mano se puede desviar del original.

Plantilla de bono: cómo montarla una vez y no volver a tocarla

Si todavía los haces a mano, una buena plantilla ahorra la mitad del trabajo:

• Cabecera fija con logo, razón social, teléfono de urgencias y correo.
• Un bloque de datos comunes (localizador, referencia, titular, pasajeros).
• Un bloque variable por tipo de servicio con los campos de la lista anterior; si un campo no aplica, se quita, no se deja vacío.
• Pie con las condiciones generales en dos o tres líneas.
• Nombre del archivo con criterio: Bono-Hotel-Oporto-Navarro.pdf, no documento(3).pdf.

La otra mitad del trabajo, copiar datos, solo desaparece si el bono se construye directamente desde el expediente.

Cómo hacer el bono de viaje sin teclear

La idea es que el localizador sea el disparador: en cuanto un servicio lo tiene, el bono existe. Así funcionan los bonos automáticos de TravelDesk:

• Se crea solo. Al poner el localizador en un servicio del expediente, el bono se genera con tu plantilla (logo, datos, condiciones), con el nombre de todos los pasajeros y los campos propios de su tipo. Un vuelo de ida y vuelta genera dos.
• O se guarda el oficial del operador. Si el operador ofrece su propio bono, el sistema lo trae al expediente y, de paso, completa en el servicio los datos que faltaban (horas, número de vuelo, régimen, habitación).
• Sin duplicados. Si subes tú el bono del proveedor, queda enlazado con su servicio y no se crea otro.
• Retoques que se conservan. El botón del bono en la fila del servicio abre el documento ya relleno; cambias lo que quieras y se sustituye. Si luego cambia el servicio, tus retoques no se pierden.
• En la app del pasajero. Cada bono aparece en la app del viaje y el pasajero lo enseña en recepción desde el móvil.

En el viaje a Portugal, la hora de copiar datos se queda en revisar ocho documentos ya hechos. El resto de tareas que se hacen solas están en automatizaciones.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio entregar un bono por cada servicio?

La normativa obliga a entregar los bonos y billetes necesarios antes del viaje, pero no fija un formato. Un bono por servicio es lo más claro para el pasajero y el proveedor. Para casos concretos, consulta tu asesoría.

¿Qué diferencia hay entre el bono de la agencia y el del operador?

El de la agencia lleva tu marca y tu contacto; el del operador es su documento oficial, a veces con más detalle (tramos, equipaje, condiciones). Puedes entregar uno, otro o ambos si los datos coinciden.

¿Qué pasa si cambia la hora de un servicio después de enviar el bono?

Hay que actualizar el bono y asegurarse de que el pasajero tiene la versión nueva. Si el bono sale del expediente y está en su app, el pasajero ve siempre el último.

← Todos los artículos