Facturas de proveedor automáticas para agencias de viaje

Tres vías, un solo sitio

Por correo, por portal o a mano: todas acaban en el mismo lugar

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Buzón de correo

Conectas el correo donde te llegan las facturas (servidor, puerto 993, usuario y contraseña; 2 minutos). TravelDesk lo lee a las 10 h y a las 17 h, incluidas las carpetas de «no deseado», se queda solo con los PDF que son facturas y busca dentro el localizador de tus servicios. Los itinerarios y los bonos no cuelan.

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Bots de portales

Para los operadores que solo dan la factura en su portal: guardas tu usuario (cifrado, nunca se vuelve a mostrar) y el bot entra a las 10 h y a las 17 h, solo si hay un servicio terminado sin factura. Si el portal pide un código por correo, lo lee él del buzón. Los portales que aún no tienen bot se piden desde la ficha del proveedor y lo construimos.

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Facturas por descargar

Lo que aún no ha llegado, listado por proveedor en tu Inicio con el enlace a su portal y el localizador para copiar. Se calcula solo: servicio con coste cuyo fin ya pasó (más los días que tarda ese proveedor) y sin factura. Desaparece al archivarla.

El clic

«Archivar» rellena la factura leyendo el PDF. Potenciado con IA.

Número, fecha de emisión, proveedor, base, IVA y total salen de reglas afinadas con cientos de facturas reales de operadores, receptivos, aerolíneas y hoteles. Si un documento no se entiende, la IA lo lee y te lo dice.

La factura queda colgada del servicio y del expediente: el margen del viaje se actualiza al momento.
Fecha de registro = fin del viaje, que es como lo quiere tu contabilidad.
Un reembolso del operador entra marcado y se archiva como rectificativa.
Lo que no es de ningún expediente (luz, software, gestoría) se guarda como gasto propio con el mismo clic.

Pestaña Facturas de proveedor de un expediente en TravelDesk

Configurarlo

Dos minutos por proveedor. Una vez.

Cómo factura cada proveedor: por servicio, por expediente o global mensual (la típica de traslados), y a los cuántos días está disponible.
Portal: pegas la URL (una por tipo de servicio si hace falta).
Bot: eliges el portal, usuario y contraseña, «Probar acceso», «Activar». «Qué ha hecho el bot» enseña cada paso, con hora.
Portal sin bot: «Pedir conector». Guardas tu acceso cifrado, lo construimos y te avisamos. Mientras, sus facturas llegan por el buzón.
Con usuario o contraseña incorrectos el bot se desactiva solo y te avisa en el Inicio: nunca bloquea tu cuenta del portal.

Leer: por qué las facturas de proveedor son el agujero de toda agencia →

Ficha de proveedor con el bot de facturas activado y el registro de lo que ha hecho

El buzón

Solo lee. No borra, no mueve, no responde.

La contraseña del buzón se cifra en el servidor y nunca baja al navegador. Puedes elegir qué carpetas lee (por ejemplo, una carpeta «FACTURAS» a la que redirijas los correos de tus operadores) y las de «no deseado» se leen siempre, porque ahí es donde más facturas se pierden.

Emparejadas por localizador: revisa y archiva.
Sin emparejar: se enseñan con remitente y asunto para asignarlas a mano o descartarlas.
Si mientras tanto subiste la factura a mano, la del buzón se descarta sola.

Configuración del buzón de facturas por IMAP en TravelDesk

Y después

Lo que archivas hoy es el paquete de tu asesoría mañana

Cada factura archivada entra en el Excel de facturas recibidas, en la carpeta de su expediente y en el margen del viaje. A fin de mes no hay nada que buscar: el paquete sale con un botón y tu asesoría lo tiene en su portal. Cómo trabaja tu asesoría con TravelDesk →

Termina el viaje

El servicio pasa a «pendiente de factura» según los días que tarda ese proveedor.

Llega la factura

Por el buzón o por el bot, emparejada por localizador. O la ves en «por descargar».

Archivas

Un clic. Datos leídos del PDF. Colgada del servicio y del expediente.

Cierra el mes

Paquete para la asesoría, margen real, 303 sin sorpresas.

Pruébalo con tus proveedores de verdad

Conecta tu correo y el portal de tu operador en la prueba gratuita. Si tu portal aún no tiene bot, pídelo desde la ficha del proveedor y lo construimos.

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