El cierre mensual de una agencia de viajes para la asesoría consiste en dejar cuadradas cinco cosas: facturas emitidas, facturas recibidas de cada expediente, cobros y reembolsos, gastos propios y extractos bancarios. Si las repasas siempre en el mismo orden, el cierre se hace en una mañana y tu gestoría no tiene que volver a preguntarte nada. Esta es la lista, paso a paso, con un ejemplo y los errores que más se repiten.
En una agencia, «cerrar octubre» no significa lo mismo que en una tienda. Hay viajes cobrados en julio que terminan en octubre, señales de viajes de primavera y facturas de operadores que llegan a mes vencido. Por eso conviene fijar un criterio y no cambiarlo:
Habla este criterio una vez con tu asesoría y anótalo. La mitad de las dudas de cada mes vienen de no tenerlo claro.
Saca la lista de viajes con fecha de regreso dentro del mes. Para cada uno comprueba que tiene factura de venta emitida y que el importe coincide con lo cobrado. Si un expediente se ha modificado (un pasajero menos, una noche más), revisa que la factura refleje el cambio o que haya rectificativa.
Es el punto que más retrasa el cierre. Cada servicio con coste debe tener su factura del operador archivada en ese expediente, no en una carpeta suelta. Sin ellas no hay coste real, y sin coste real no hay margen sobre el que tributar en REAV.
Ten localizadas aparte las facturas globales, como la mensual de traslados, que cubren servicios de varios expedientes y necesitan un reparto.
Cruza los cobros del mes con el banco. Cada cobro debe estar asignado a su expediente y cada devolución a un cliente debe constar como reembolso, con su fecha. Un cobro sin expediente es una pregunta segura de la gestoría.
Luz, alquiler, software, teléfono, la propia gestoría. Son los únicos gastos con IVA deducible si trabajas en REAV, así que no los mezcles con las compras de viajes. Archívalos en su mes con el PDF.
Descarga el extracto de cada cuenta y de la pasarela de cobro si la usas. Es lo que permite a la asesoría comprobar que todo lo anterior cuadra.
Repasa qué falta en cada expediente: una factura registrada sin PDF, un servicio sin factura del operador, un cliente sin NIF. Mejor detectarlo tú que recibirlo en un correo cinco días después.
Supón que en octubre han terminado tres viajes:
El margen bruto del mes es venta menos coste de esos mismos expedientes: 14.100 € − 11.407 € = 2.693 €. Pero solo es real si están archivadas todas las facturas de proveedor. Si falta la del tren de Japón (pongamos 420 €), el coste está calculado con el previsto y el margen puede no coincidir con lo que luego dirá la factura.
Además, en octubre has cobrado 3.000 € de señal de un viaje a Argentina para marzo. Ese dinero entra en el banco y debe constar como cobro, pero no suma ventas de octubre: el expediente se cerrará cuando termine el viaje.
En TravelDesk el cierre sale del trabajo diario, porque cada factura, cobro y gasto ya está colgado de su expediente. Con el portal para tu asesoría:
Si quieres probarlo con tu gestoría desde el primer día, puedes empezar la prueba gratuita de 14 días.
Depende de cuándo te publiquen las facturas tus operadores y del calendario que marque tu asesoría. Lo habitual es esperar unos días tras fin de mes para que lleguen las facturas a mes vencido, y fijar siempre el mismo día.
Envía el cierre igualmente indicando qué expediente queda pendiente y por qué. Es mejor que la asesoría lo sepa que encontrar un coste provisional tratado como definitivo.
No necesariamente: muchas agencias declaran por trimestres. Aun así, cerrar cada mes evita acumular tres meses de facturas pendientes. Los plazos concretos los marca tu asesoría según tu caso y lo publicado en el BOE.
14 días de prueba con todo incluido, sin tarjeta. O una demo guiada de 30 minutos con tus propios casos.