Cómo elegir software para tu agencia de viajes en 2026: 12 preguntas antes de contratar

Hay más software para agencias de viajes que nunca, y casi todos enseñan lo mismo en su web: una propuesta preciosa en el móvil y un pipeline con tarjetas de colores. Eso es lo que se ve. Lo que decide si el programa te sirve es lo que pasa después de vender: el expediente, los cobros, las facturas de proveedor, la asesoría. Estas son las preguntas que haríamos nosotros.

Sobre la venta

1. ¿El presupuesto trabaja con margen sobre coste? Si solo pones el PVP, no sabes lo que ganas hasta que cierras el mes. Coste + margen = PVP, y que cambiar el margen recalcule todo.
2. ¿Cuando el cliente acepta, se reteclea algo? Presupuesto → expediente debería ser un clic, con servicios, pasajeros y plan de cuotas ya dentro.
3. ¿La propuesta web es un enlace vivo o un PDF congelado? Los dos tienen sentido: el PDF para saber qué vio el cliente; el enlace vivo para cambiar sin reenviar. Pide los dos.

Sobre la operativa

1. ¿Qué pasa con las facturas de proveedor? Es la pregunta que casi nadie hace y la que más horas decide. ¿El programa sabe qué facturas te faltan? ¿Las va a buscar al correo y a los portales? ¿O hay que subirlas a mano una a una?
2. ¿Los cobros y las cuotas avisan solos? Recordatorio cuatro días antes, el día antes y al vencer, por email o WhatsApp, sin que nadie se acuerde.
3. ¿Hay app para el viajero con tu marca? Menos llamadas desde el aeropuerto. Y que funcione sin cobertura.
4. ¿Los grupos son un expediente grande o una salida con plazas? Si vendes grupos, el modelo importa: cupo, mínimo, plazas con señal, un expediente por venta.

Sobre la fiscalidad y la asesoría

1. ¿Sugiere el régimen (REAV, general, DA 4ª, exento) o lo eliges tú a ciegas? Y series por régimen, notas de abono, VeriFactu.
2. ¿Qué recibe tu asesoría y cómo? Un ZIP que preparas tú a mano no es lo mismo que un paquete que sale con un botón, ni que un portal donde la gestoría entra sola.
3. ¿Exporta a A3 o Sage? Si tu asesoría trabaja con uno de los dos, esto le ahorra el picado.

Sobre el precio

1. ¿Qué queda fuera del plan que te enseñan? Muchos programas venden el constructor barato y capan grupos, pagos o contabilidad en los planes bajos. Suma lo que necesitas de verdad y compara ese total.
2. ¿La IA es obligatoria para que funcione? Si el programa solo lee facturas o crea presupuestos con IA, cada acción cuesta. Lo que se puede hacer por reglas (leer una factura de un operador, por ejemplo) debería ser gratis.

Cómo responde TravelDesk

Lo decimos claro porque esta lista la escribimos nosotros: TravelDesk responde que sí a las doce, y a la 4 con un sistema que busca y archiva las facturas de proveedor solo, a la 9 con un portal propio para la asesoría y a la 11 con un solo plan con todo. Donde otros van por delante hoy es en cosas como la traducción automática de propuestas o el correo integrado en el CRM; si eso es lo que más te importa, compáralo. Y pruébalo con tus datos de verdad: la demo en vivo no pide registro.

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