Cómo pedir traslados y excursiones a tus proveedores sin escribir un correo

Para pedir un traslado o una excursión a un proveedor sin escribir el correo a mano, los datos tienen que salir del expediente: fecha, vuelo, hora de recogida, hotel con dirección, pasajeros y precio de tarifa, con el formato que ese proveedor exige. En la gestión de proveedores de una agencia de viajes, lo que más tiempo consume no es reservar, sino redactar, esperar la respuesta, anotar la referencia y convertirla en bono. Todo eso se puede encadenar para que tú solo pulses «Pedir» y revises.

Qué datos necesita el proveedor en cada pedido

Cada proveedor tiene su plantilla, pero casi todos piden lo mismo. Si falta un dato, la respuesta es otra pregunta y el pedido se retrasa un día.

Para un traslado:

• Fecha y tramo (aeropuerto–hotel, hotel–estación, hotel–aeropuerto).
• Número de vuelo o tren y hora de llegada o salida.
• Hora de recogida, sobre todo en los regresos.
• Hotel con dirección completa, no solo el nombre.
• Número de pasajeros, con edades si hay niños (por las sillitas).
• Equipaje especial y tipo de vehículo.
• Precio de tarifa acordado para ese tramo.

Para una excursión:

• Fecha y nombre exacto de la actividad.
• Pasajeros con nombre, nacionalidad y fecha de nacimiento (muchas entradas lo exigen).
• Hotel de recogida o punto de encuentro.
• Idioma del guía.
• Si hay pago previo: importe, fecha límite y cuenta del proveedor.

Un ejemplo: cuántos correos tiene un viaje corto

Familia Ortega, Marruecos, del 10 al 16 de abril de 2027. Dos adultos y dos niños de 6 y 9 años. PVP: 3.640 €.

• Traslado aeropuerto de Marrakech–riad el 10, vuelo de llegada a las 13:25.
• Excursión de un día al valle del Ourika el 12.
• Excursión de dos días al desierto de Merzouga, del 13 al 14.
• Traslado riad–aeropuerto el 16, vuelo a las 18:40, recogida a las 15:30.

Son cuatro pedidos, normalmente a dos proveedores. Cada uno supone escribir el correo (10 minutos si hay que buscar el vuelo, la dirección del riad y las fechas de nacimiento), leer la respuesta, apuntar la referencia y montar el bono. Si alguno contesta con una pregunta, el ciclo se repite: más de una hora por un viaje de una semana, repartida en varios días.

Los errores típicos al pedir servicios a proveedores

1. El vuelo de la ida en el traslado de la vuelta. Se copia el correo anterior y se olvida cambiar el número.
2. Hotel sin dirección. Dos riads con nombre parecido en la medina y el conductor va al que no es.
3. Faltan los niños. Se pide para «4 pax» y no se dice que dos necesitan sillita.
4. Confirman otra hora y nadie lo ve. El proveedor responde «confirmado para el 17» cuando lo pedido era el 16. La respuesta dice «confirmado», se archiva y el problema aparece en destino.
5. Cambio de vuelo sin cambio de traslado. El pasajero cambia su vuelo de vuelta, se actualiza el servicio aéreo y el traslado sigue pedido para la hora antigua.
6. Pago previo olvidado. La excursión necesitaba pago antes de una fecha, nadie lo apuntó y la plaza se pierde.

Todos vienen de lo mismo: el correo es una copia de datos que ya estaban en el expediente, y la respuesta es un texto que alguien tiene que leer con calma y comparar.

Cómo pedir traslados y excursiones sin escribir correos

La forma de quitarse este trabajo es que el pedido nazca del servicio y que la respuesta vuelva al servicio. Así funcionan los pedidos a proveedores de TravelDesk:

• Configuras cada proveedor una vez. En su ficha: formato del correo, tarifa por tramo, contacto y días de aviso. Vale para cualquier proveedor que acepte pedidos por correo.
• Pulsas «Pedir». El correo sale con el formato del proveedor y los datos del expediente ya rellenos: fecha, vuelo y hora de recogida, hotel con dirección, pasajeros, vehículo y precio. Lo que falte aparece en rojo antes de enviar.
• Sale desde tu correo. Con el remitente de tu agencia, copia en tu carpeta de enviados y un número de pedido correlativo.
• La confirmación vuelve sola. La referencia, la fecha y la hora confirmadas quedan en el servicio. Si no coinciden con lo pedido, te avisa en el expediente y en el Inicio.
• El bono, listo. Con la referencia guardada, el bono se genera con tu marca y aparece en la app del pasajero.

Cuando algo cambia, se resuelve desde la misma fila:

• Si cambia un vuelo, los traslados que dependen de él se marcan y mandas el correo de cambio con un clic.
• Reenviar, cancelar o confirmar a mano tienen su botón, sin buscar el correo anterior.
• En las excursiones con pago previo se registra el importe, la fecha límite y la cuenta del proveedor; registras el pago y el justificante se envía.
• Si no hay disponibilidad, «Pedir a otro proveedor» reutiliza los mismos datos.
• Los pedidos sin respuesta, los pagos con fecha límite y las confirmaciones con fecha distinta se reúnen en una tarjeta del Inicio.

En el viaje a Marruecos, la hora larga se queda en cuatro clics y en revisar, si salta, el aviso de una confirmación distinta. Si quieres ver qué más se hace solo en el día a día de la agencia, tienes la lista en automatizaciones.

Cómo ordenar tus proveedores aunque aún lo hagas a mano

Si todavía pides por correo escrito:

• Una plantilla por proveedor, con sus campos en su orden.
• Asunto fijo: Pedido 0142 · Ortega · Traslado IN 10/04.
• Compara la respuesta con lo pedido campo por campo antes de darlo por confirmado.
• Revisa cada semana los pedidos sin respuesta y los pagos previos que vencen.

Preguntas frecuentes

¿Qué hago si el proveedor confirma una fecha u hora distinta?

No lo des por bueno: pide el cambio o avisa al pasajero antes de enviarle el bono. Con los pedidos integrados en el expediente, el aviso aparece solo al comparar lo confirmado con lo pedido.

¿Sirve para excursiones o solo para traslados?

Para ambos. En las excursiones el pedido incluye a los pasajeros con nacionalidad y fecha de nacimiento, el hotel y el punto de encuentro, y se gestiona el pago previo si el proveedor lo exige.

¿Tengo que cambiar de proveedores para pedir así?

No. Funciona con cualquier proveedor que acepte pedidos por correo; solo hay que configurar una vez su ficha con el formato, la tarifa y el contacto.

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