Las facturas de operadores en una agencia de viajes se pierden horas porque cada proveedor las entrega a su manera: unas por correo, otras solo en su portal, otras una vez al mes con todos los servicios juntos. El trabajo no es descargarlas, es saber cuáles faltan, entrar a buscarlas y colgarlas del expediente correcto. Se deja de entrar en los portales cuando el sistema sabe qué factura espera de cada servicio y la trae él.
Un portal no es lento por sí mismo. Lo que cuesta es la suma de pequeñas fricciones que se repiten con cada servicio terminado:
Si cada factura te lleva 4 minutos entre entrar, buscar, descargar y apuntar, y cierras 120 servicios con coste al mes, son 8 horas. Un día entero de trabajo que no vende nada.
Imagina una agencia que en septiembre ha cerrado estos viajes:
Siete servicios, tres operadores. El hotel de Florencia y el riad facturan por servicio en su portal. El apartamento llega por correo. Los traslados de los dos viajes los factura otro proveedor una sola vez al mes, en una factura global.
El 5 de octubre, cuando la asesoría pide el cierre, el problema no es ninguna factura concreta: es que nadie tiene claro cuáles han llegado. La excursión a Siena se pagó, pero su factura sigue en el portal. La del riad se descargó, pero está en la carpeta de «Descargas» de un ordenador. Y la factura global de traslados aún no existe, porque ese proveedor emite a mes vencido.
La solución no es entrar más rápido, sino que entrar deje de ser tu trabajo. Así funciona con las facturas de proveedor de TravelDesk:
En el ejemplo de septiembre, el 5 de octubre la agencia vería que solo queda pendiente la factura global de traslados, y que no es un olvido: ese proveedor aún no la ha emitido. Lo demás ya está archivado, con su margen real.
Si un operador no tiene todavía conexión con su portal, puedes pedirla desde su ficha. Mientras tanto, sus facturas siguen entrando por el buzón o se quedan a la vista en la lista de pendientes.
Cuando cada factura está colgada de su servicio, el cierre deja de ser una búsqueda. Las facturas archivadas entran en el listado de facturas recibidas y en la carpeta de cada expediente, y el paquete para la asesoría sale con un botón. Lo que no pertenece a ningún viaje (la luz, el software, la gestoría) se archiva igual, como gasto propio.
Además, la fecha de registro coincide con el fin del viaje, que es como suele quererla tu contabilidad para cuadrar ingresos y costes en el mismo periodo. Y los reembolsos del operador entran marcados como rectificativas, sin que tengas que acordarte de ellos.
Si quieres comprobarlo con tus propios proveedores, puedes probar TravelDesk 14 días gratis conectando tu correo y el portal de tu operador.
Solo de los operadores que entregan la factura únicamente en su portal. La contraseña se guarda cifrada y no se vuelve a mostrar. Si es incorrecta o caduca, la conexión se desactiva sola y te avisa en el Inicio, sin bloquear tu cuenta del portal.
Se configuran como facturación global mensual, la típica de los traslados, indicando a los cuántos días suele estar disponible. Así no los persigues antes de tiempo y la factura se archiva con el mismo clic que las demás.
Sigue en la lista de «Facturas por descargar» con el enlace a su portal y el localizador. No desaparece hasta que la archivas, así que no se queda olvidada en el cierre del mes.
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