Qué necesita tu asesoría de una agencia de viajes cada mes (y cómo dárselo en un clic)

Las agencias de viaje son un caso raro para las gestorías: facturan en régimen especial (REAV), compran servicios que no llevan IVA deducible, cobran señales meses antes de facturar y tienen facturas de proveedor que llegan tarde. Una asesoría que lleva veinte tiendas de ropa no está acostumbrada; una especializada en agencias sabe lo que pide, pero lo pide cada mes.

La lista

Esto es lo que una asesoría necesita de una agencia para cerrar un mes:

1. Facturas emitidas a clientes, con su régimen (REAV, general, DA 4ª, exento) y su serie.
2. Facturas recibidas de proveedores, ligadas al expediente al que corresponden, para calcular el margen REAV.
3. Cobros y reembolsos, con fecha y forma de pago, para el flujo de caja y para cruzar con el banco.
4. Gastos propios (luz, alquiler, software, gestoría): los únicos con IVA deducible.
5. Extractos bancarios del mes.
6. Qué expedientes están cerrados y cuáles siguen abiertos: un viaje cobrado pero no facturado no es una venta todavía.

Y necesita que todo esto cuadre entre sí: que la factura de venta del expediente 26-00118 esté junto a las facturas de compra del 26-00118, y que la suma de cobros coincida con el banco.

Por qué se hace mal

Porque la agencia lo prepara a mano, a final de mes, buscando PDF en el correo y montando un Excel. Faltan facturas de proveedor que aún no han llegado, hay cobros sin asignar a expediente, y la gestoría devuelve una lista de preguntas. Dos o tres idas y vueltas por correo y el 303 se presenta el último día.

El criterio que más confusión genera: el margen REAV

En REAV la agencia tributa por su margen (venta − coste) del viaje, no por la venta. Eso obliga a tener el coste de cada expediente cerrado, es decir, todas sus facturas de proveedor archivadas, antes de poder calcular el IVA. Por eso las facturas de proveedor no son «papeleo»: son la base del impuesto.

Dos consecuencias prácticas:

• El margen del período se calcula con la venta y el coste de los mismos expedientes, no con las facturas emitidas ese mes (una venta puede facturarse en otro mes).
• Las compras REAV no deducen IVA. El único IVA deducible del 303 es el de los gastos de actividad. Mezclarlos es el error más habitual.

Cómo lo resuelve TravelDesk

• El paquete del mes en un clic: cuatro Excels (expedientes con margen %, facturas emitidas, facturas recibidas, cobros), una carpeta por expediente con sus PDF, las facturas globales aparte con su reparto, los gastos propios y los extractos. Con un LEEME que explica el criterio.
• «Antes de enviar»: la lista de lo que falta en cada expediente, la misma que ve la asesoría. Pagado ≠ facturado.
• Portal de la asesoría: en vez de recibir un ZIP por correo, la gestoría entra, ve lo mismo que la agencia (solo lectura), descarga lo que necesita y exporta a A3 o Sage. Varias agencias, un solo acceso.
• Calendario fiscal: la asesoría pone las fechas de presentación y la agencia las ve en su Inicio dos semanas antes.
• Borradores del 303, 390, 130, 347 e Impuesto de Sociedades, para contrastar.

La frase que queremos que desaparezca es «mándame lo que te falta». Si la asesoría puede ver lo que falta, no tiene que pedirlo.

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